intra-mart
導入事例株式会社アイセイ薬局 様

拠点は順次全国に拡大、紙で届く申請書類の処理業務負荷増
デジタル化による業務効率化が急務に

企業規模は順調に拡大、従業員数も継続的に増加する一方で、社内にはアナログな業務プロセスが多く残っており、生産性向上に取り組む必要があるという課題意識が醸成されていました。人事関連の届出は、基本的に全て紙で本社に郵送してもらい手続きする運用。年間数百人規模で従業員数が増えている状況で、従来のやり方では人事部側でも処理しきれなくなりつつあります。従業員数が増加しても、現在の人事部人員で業務を遂行できるよう、デジタル化して業務を効率化することが必須だという判断になりました。

年間数千件の申請がペーパーレス化
総務部や研修部にもintra-martの活用範囲が広がる

人事部所管の一部の申請ではありますが、それでも年間で数千件程度の申請がペーパーレス化されました。さらに、申請業務をデジタル化したことで、書類の不備に伴う差し戻しや、データの転記ミスなどがなくなり、コストや業務負荷の削減効果は大きいと評価します。人事部スタッフが申請業務の処理に割く時間は、体感的に半分以下になりました。総務部では、自家用車を社用で使うための届出など、各店舗から上がってくる申請とその承認はシステム化されていなかったため、情報システム部主導でintra-martでワークフローを構築したほか、ITのガバナンスに関わるワークフローなども内製で開発しました。さらに、採用・研修部もintra-martを活用し、研修の受付業務をデジタル化しました。伝達ルートが一本化されたことで、受講者、採用・研修部スタッフともに負荷やストレスが軽減され、ミスもなくなりました。