intra-mart
導入事例伊藤超短波株式会社様

文書管理が部署ごとに分散
情報共有と業務の妨げになっていた

同社は2017年8月に、販売管理、給与・会計、顧客管理など基幹系システムの入れ替えプロジェクトをスタートしました。併せて中長期的に取り組むことにしたのが、ISO文書および各種一般文書を含めた文書管理の統合と、修理、顧客情報の一元管理です。
「以前は、各事業部で文書管理や顧客管理を行っていました。そのため、情報の重複などもあり、マニュアルやカタログの保管場所もバラバラで、必要な文書を容易に探すことができなかったり、修理など、顧客からの問い合わせにも部署間で情報が共有されず対応に時間が掛かったりするという問題がありました。特に、ISO文書は以前、IBM Notes/Dominoで管理していたのですが、将来性を考えるとその状態を放置しておくことに不安がありましたので、文書管理の一元化を目指しました」と振り返ります。

必要な情報への高速アクセスが実現
サービス向上や業務改善に貢献

「文書の重複などもなくなり、常に最新の文書を検索して容易に入手できるようになりました。そのメリットはとても大きい」。以前は、あの部署の誰かに聞かないとわからない、フォームが異なるためうまく検索に引っ掛けられない文書が存在していました。また、個人PCにのみ保管されている情報も少なくなかったといいます。「それでは情報が属人化してしまい、その担当者が休みや出張などで不在だったときなどに、別の担当者がすぐに業務を代替することができませんでした。そうした不便さが解消されたことのメリットは大きく、業務改善や生産性の向上にも貢献しています」と強調します。これはワークフローでも同様で、例えば、稟議の場合、以前であれば担当者の不在時には、総務に都度確認するなどの手間が掛かっていました。それが出張などで地方にいてもオンラインで確認・承認できるため、迅速な承認ができるようになりました。