intra-mart
導入事例トーソー株式会社 様

コードの違いで注文書を打ち直し、人手に頼る処理が限界を迎える

あるユーザーからの注文書や仕様書（詳細オーダ）の処理で課題を抱えていました。そのユーザーが使用しているコードと自社のコードがまったく合わなかったことから、データで注文書などの提供を受けながらも、それを生かすことができず、わざわざ紙に出力して受注を担当するメンバーが手作業で打ち直していたのです。7、8年前までは人手に頼った処理でもこなせていましたが、注文数が年々拡大。他部署の応援などにより増員して対応していたものの、それが2、3年前から難しくなってきていました。「特に、ゴールデンウイークなど、まとまった休暇後の処理は数倍へと一気に増加します。そのため、これ以上、同様の方法を継続していくと、処理に限界がくると考えていました。人手をピーク時に合わせて常に確保するとなれば、コスト面で大幅に効率を落としてしまいます。そこで、処理の効率化を目指して、2017年末頃より本格的にシステム化を検討することになりました」と語ります。

紐づけできないデータ処理の効率化で大幅な業務負荷軽減を見込む

EDIデータとFAXデータとの紐づけができないデータが20％程度は発生しているといいます。こうした紐づけができないデータは一つのフォルダにまとめて格納されるため、全体ではかなりの数になっています。「今は、そのフォルダからファイルを一つひとつ開いて内容を確認し、紐づけさせるデータを見つけ出すという新たな作業が入ってしまうため、全体としての省力化には至っていません。しかし、紐づけを効率的にできるようつくり込みを進めており、2020年3月末にはその作業を完了する予定です。一連の処理がスムーズに運ぶようになれば、業務負荷を3割近く軽減できるようになると考えています」と展望します。