intra-mart
導入事例帝都自動車交通株式会社 様

紙の書類を回付するアナログなワークフローが残存
改正電帳法対応が大きな契機となりデジタル化に舵

とりわけ大きな課題となっていたのは、経費精算の申請・承認業務がアナログなフローで運用されていた点でした。拠点間をまたいで紙の書類を郵送した上でフローを進める必要があるため、時間も費用もかさんでいました。また、承認が完了した後は経理課が申請書と関連証憑類を紙で保管し、申請部署側でもそのコピーを紙で保管していました。経費申請の件数は膨大で、保管スペースの確保や監査時の書類準備が一苦労でした。そんな中、電子帳簿保存法改正により、電子データのまま保存しなければならなくなるためシステム化が必須となり、改正電帳法に網羅的に対応できるシステムの導入を検討することにしました。さらに、経費精算のワークフローをデジタル化するにあたって、他業務で使っていた既存のワークフローシステムも統合する方針を固め、一元的なワークフロー基盤を整備すべく、intra-martの採用に至りました。

経費申請のリードタイムと手間、コストを大幅削減
書類保管スペースの削減効果も非常に大きい

特に完全にアナログだった経費申請・承認のフローがデジタル化された効果は大きく、申請書を紙に印刷して領収書を貼り、各所に回付、押印するという手間が削減されたので、従業員の手間も、申請から承認までのリードタイムもかなり圧縮できました。経費申請が完全にペーパーレス化されたことでコスト削減にもつながっています。また、ワークフローのデジタル化によって承認フローやステータスが可視化されたほか、関連書類の管理や検索もしやすくなりました。ガバナンスが強化されたことも大きな効果です。紙の書類の保管スペースも大幅に削減できました。従来の経費申請では、小さい会議室が1年で埋まってしまうくらい膨大な書類が発生しており、それを7年分保管しなければならないのは大きな負担でしたが、これがゼロになるのは省スペースという観点で非常に大きなメリットです。